Wie geeft jouw geld uit?

Geschreven door Janieta op
Even een paar gewetensvragen vooraf:
  • Weet jij wie er allemaal ‘inkopen’ binnen jouw bedrijf?
  • Wat kopen ze in?
  • Welke afspraken of contracten zijn er gemaakt tussen jouw bedrijf en jouw leveranciers?
  • Om hoeveel geld gaat het?
  • Welke (juridische) risico’s loop je en hoe hoog is de inkoopomzet nu werkelijk?
  • Staat de noodzakelijke informatie goed in uw ERP systeem zodat de kostprijscalculaties kloppen (i.v.m. de verkoopmarge)?
Herkenbare situatie?Veel productiebedrijven zijn ooit eens opgestart door een pionier. Ze hebben een snelle groei doorgemaakt waarbij de focus met name uitging naar de verkoop, de administratie en de techniek. De ‘inkoop’ (lees: het bestellen) vindt van oudsher versnipperd plaats door verschillende functionarissen. Die daardoor minder tijd kunnen besteden aan hun eigen taken. En die geen verstand hebben van het inkoop vak. Ze hebben geen benul van de juridische achtergrond van een overeenkomst en ze hebben geen onderhandelingsvaardigheden en zijn daar ook niet in getraind.

Het gaat om veel geld

De inkoop van een productiebedrijf met een eigen product bedraagt al snel 50 tot 60% van de verkoopomzet. Een besparing van enkele procenten levert al snel een verbetering van het geïnvesteerd vermogen op. Als uw bedrijf nog geen inkoopafdeling heeft, kunt u ervan op aan dat het niveau van de inkoopactiviteiten blijven steken bij het operationele. Dat wil zeggen, de focus ligt op het plaatsen van bestellingen. Verder zullen er hooguit offertes worden aangevraagd voor een tijdelijk en kortstondig project. De inkoop zal niet structureel bezig (kunnen) zijn met structurele kostenbesparingen en prestatieverbeteringen. Terwijl dit wel noodzakelijk is om jouw concurrentie positie te kunnen verbeteren en te kunnen groeien.

Inkoop een top prioriteit

Ga daarom met de inkoop aan de slag, maak voor jezelf inzichtelijk wat het inkoopproces in jouw bedrijf op dit moment voorstelt door antwoorden te krijgen op wie, wat, waar en hoeveel.  En stel jezelf de vraag of het loont om de inkoop te bundelen, te coördineren door iemand die hiervoor is opgeleid, die beschikt over onderhandelingsvaardigheden en die kennis heeft van de juridische consequenties rondom inkoopbeslissingen.

Zonder dit inzicht is het onmogelijk om goed inzicht te krijgen in de werkelijke kostenstructuur en dus in de marges. En als dat niet zichtbaar is, weet je dus ook niet waarop en hoeveel je kunt besparen, waardoor je kunt investeren en innoveren.

Inkoop is een serieuze zaak,  bovendien een juridisch proces en een belangrijke potentiële bron voor structurele kostenverlagingen en prestatieverbeteringen. Het loont de moeite om hier serieus aandacht aan de besteden.