In mijn vorige blog heb ik beschreven voor welke dilemma’s het maakbedrijf staat als gevolg van steeds hoger wordende eisen van de klant (inkopers).
De complexiteit van factoren (enkelstuks inkopen tegen serieprijs, korte doorlooptijd, flexibiliteit) dwingt het maakbedrijf tot het maken van keuzes:
- willen ze een specialistisch bedrijf worden of juist een ketenpartner en hun strategie en bedrijfsvoering hierop aanpassen?
- Wat wordt de primaire productie proces: wat is je waardeketen en wat besteed je uit?
- En wellicht moet de vraag worden gesteld: welke productiefaciliteiten (en benodigde technische kennis) halen we weer in huis on de complexiteit van het voortbrengingsproces te kunnen reduceren? Alhoewel hierbij ook de kritische kanttekening moet worden geplaatst dat er chronisch gebrek is aan personeel met technische kennis.
Wat betekent dit voor de inkoop?
Bij elk besluit die betrekking heeft op het insourcen of outsourcen moet inkoop betrokken worden.
Het is de taak van de inkoper om de toeleveringsrisico’s zoveel mogelijk te beperken en bij te dragen aan het financiële resultaat van een onderneming. Dat gaat niet wanneer inkoop achteraf wordt geconfronteerd met een besluit dat er uitbesteed moet gaan worden. Inkoop moet de gelegenheid krijgen om de juiste toeleveranciers te vinden, de beste deal te sluiten en om de Supply Chain goed in te richten.
Valkuilen:
Indien je besluit tot een outsourcing, dan loop je de volgende risico’s:
- Het verlies van technische kennis omtrent het product: hoe is het samengesteld, welke materialen zijn gebruikt, welke oppervlaktebehandelingen, dieptekennis hieromtrent;
- Het verlies van kennis als het gaat om de wijze waarop deze module werd geproduceerd, op welke machines en hoeveel tijd dit in beslag nam.
- Feitelijk loop je het risico dat de benodigde kennis verdwijnt om een volwaardige onderhandelingspartner te kunnen zijn.
En reken maar dat de toeleverancier hier gebruik van zal maken. Samenwerking in de keten klinkt idealistisch en is wellicht ook noodzakelijk, maar hierbij moeten we niet uit het oog verliezen dat een bedrijf een winstoogmerk heeft en niet samenwerkt uit sociale beweegredenen.
Hoe wordt de samenwerking een succes?
- Bewaar alle kostbare informatie: technische specificaties, stuklijsten, kostprijscalculaties, tekeningen, materiaal specificaties, testgegevens, alle benodigde informatie van het uitbestede module.
- Ontwikkel samen met de ketenpartner, waarbij volledige openheid een noodzaak is: openheid wat betreft technische specificaties, productiewijze en wat betreft de kostprijscalculatie.
- Hou de regie over het ontwikkelingsproces
- Maak een gedegen contract waarbij duidelijke afspraken worden gemaakt en vastgelegd.
Waar moet je op letten?
Mocht je op het punt staan om een samenwerking aan te gaan, dan kan de volgende lijst met aandachtspunten wellicht handig zijn:
- Bepaal wat de selectie criteria zijn voor de selectie van de juiste partner? Over welke competenties, kennis en productiemogelijkheden moet het bedrijf beschikken?
- Beschikt het bedrijf over bewezen kwalificaties en prestaties?
- Heb je (technische) kennis in huis die dit kan beoordelen? En hoe blijft deze kennis gewaarborgd in de toekomst binnen jouw bedrijf?
- Hoe hou je de kostprijs of inkoopprijs in de hand?
- Hoe is het Intellectueel eigendom geregeld? Blijft deze bij jou of ligt deze bij jouw partner? Hoe is dit vastgelegd?
- Hoe kan de toekomstige partner de flexibiliteit (=korte levertijden) waarborgen?
- Welke afspraken en verwachtingen aangaande prestaties moeten worden vastgelegd?
- In welke vorm worden deze afspraken vastgelegd? Een (prestatie)contract?
- Wie houdt de voortgang van het project in de gaten? En de levertijd van een proto? Wie en hoe gaat de proto getest worden? Wat moet er getest worden en hoe worden resultaten vastgelegd?
- Is er een escape zodra blijkt dat de projectvoortgang dermate vertraagd is dat uw productievoortgang ernstig gevaar loopt?
- De verwerking van de nieuwe data in het ERP systeem (masterdata management)
In de praktijk zie ik dat er te gemakkelijk over dit soort belangrijke zaken wordt gedacht, met alle gevolgen van dien. Vaak resulteert dit dan ook in een teleurstelling en uiteindelijk in een breuk tussen partijen.
Men vergeet dat het aangaan van een samenwerking met een externe partner, feitelijk een inkoopkwestie is. Het is mogelijk om van de samenwerking een succes te maken.
Indien eenmaal het besluit is genomen om een module uit te besteden, verdient het de aanbeveling om er ook een serieus project van te maken. Waar inkoop bij betrokken is, als het gaat om inkoop technische zaken, maar veel meer nog om het project in goede banen te leiden en de samenwerking tot een succes te kunnen maken.
Wil je jouw inkooporganisatie en inkoopprocessen op korte termijn inrichten voor de toekomst? En heb je tijdelijk behoefte aan extra ondersteuning hierbij? Dan informeer ik je graag over de mogelijkheden in een vrijblijvend gesprek!