In mijn blog “hoe flexibel is jouw supply chain?” heb ik geschreven over de ontwikkelingen in de markt en welke consequenties deze heeft voor de supply chain.
Een vaak onderbelichte kant is de juridische kant van de zaak en daarom gaat deze blog hierover:
Eerst een case:
“Elk bedrijf waarin ik tot nu toe werkzaam ben geweest als medewerker dan wel als inkoopprofessional heeft met uitbesteding te maken. Vaak gaat het om een onderdeel of module dat altijd in het eigen bedrijf is geproduceerd, wellicht zelfs ontwikkeld. En dan komt er een moment dat deze om welke redenen moet worden uitbesteed of elders compleet moet worden ingekocht. Het is overigens eerder regel dan uitzondering dat het besluit al is genomen zonder dat de inkoop hierbij betrokken wordt. Hoe gaat zoiets in het werk?: De engineering gaat shoppen in zijn netwerk en /of op het internet naar een bedrijf. Vervolgens wordt er een tekening naar een of meerdere bedrijven gestuurd voor een ‘prijsje en levertijd’ bij een bepaald volume, zonder te verwijzen naar de inkoopvoorwaarden en that’s it. Het bedrijf met de laagste prijs en levertijd krijgt de order.“
Grote kans dat je in bovengenoemde case een offerte krijgt met verwijzing naar de verkoopvoorwaarden en daarbij gaat het bij het productiebedrijf bijna altijd om Metaalunievoorwaarden. En dan is het oppassen geblazen, want dan loopt je als uitbesteder een groot risico!
- In de Metaalunievoorwaarden staan namelijk zoveel ‘elastiekjes’ die het voor de inkopende partij onmogelijk maken om de kostprijs en leveringsbetrouwbaarheid naar de klant toe te borgen.
- Daarnaast is het punt van reclamatie een groot thema: indien je materialen of een module hebt uitbesteed voor een behandeling en de toeleverancier maakt hierbij een fout, dan is de rekening voor jou. De leverancier hoeft namelijk alleen de behandeling kosteloos te herhalen. Alle materiaalkosten, transportkosten en door jouw toegevoegde waarde wordt niet vergoed.
In het algemeen zijn de volgende zaken niet goed voor de inkopende partij geregeld in verkoopvoorwaarden:
- Aansprakelijkheid: Wie betaalt wat? Wie herstel wat? Zijn er de juiste verzekeringen afgesloten voor (vervolg)schade? Zijn dit soort zaken contractueel geregeld?
- Eigendomsoverdracht
- Betalingscondities
- Leveringscondities:
- Garantietermijn en: wat valt er wel of niet onder?
Daarnaast zijn er nog een aantal situaties die altijd discussiepunten opleveren wanneer hierover geen duidelijke afspraken zijn gemaakt:
- De bewijslast bij onderlinge toeleveringen, zodat er geen discussie hierover gaan ontstaan wanneer er onderweg bijvoorbeeld schade aan de module is ontstaan?
- Stel dat er voornamelijk via het internet of een platform is gecommuniceerd, zijn er afspraken gemaakt waar welke informatie wordt verzameld en wie proces eigenaar en verantwoordelijk hiervoor is?
Natuurlijk komen deze onderwerpen bij elke onderhandeling aan de orde, maar wanneer het gaat om uitbestedingen vragen deze zaken extra aandacht. Een derde partij bewerkt een component waaraan jij als producent al veel waarde hebt toegevoegd. Met andere woorden: jouw geld zit erin en als deze partij hierbij een kwaliteitsafwijking veroorzaakt, kan dit verregaande consequenties hebben op de totale doorlooptijd en hoge kosten tot gevolg.
Om grote misverstanden te voorkomen is het belangrijk om voorafgaand aan het besluit om uit te besteden al deze zaken goed te overdenken en uit te werken al besef ik dat de tijdsdruk en de personele capaciteit dit niet altijd toe laat.
Speelt er bij uw bedrijf ook regelmatig dit soort zaken, dan help ik u graag om het proces wat inkoop betreft in goede banen te leiden.